Spørgsmål og svar til ny Digital Post

Danske Advokater er løbende i dialog med Digitaliseringsstyrelsen. Vi har stillet dem en række spørgsmål specifikt for advokatvirksomheder, som de har svaret på. Siden ajourføres løbende når vi får ny viden.

1. Bobestyrer og kurator m.fl. har i dag adgang til andres digitale post ved en ”mappe” pr. virksomhed i deres egen digitale postkasse. Hvordan ser det ud i advokatvirksomhedens digitale postkasse efter den 21/3?

• Det vil være noget lignende. Nedenstående skærmbilledet er fra Borger.dk, men det vil se nogenlunde ud på samme måde hos Virk.dk. I det her tilfælde er fx ”Norretrup Elforsyning” en ekstern postkasse, som min bruger (”Hans”) har læseadgang til.

2. Flyttes alle de konkurser m.m., man i dag har adgang til, automatisk med over i den nye løsning?

• Ja. Som udgangspunkt flyttes de tilhørende kurator/likvidator/bobestyrer-fuldmagter over. Nogle fuldmagter er allerede flyttet, og de sidste bliver flyttet i perioden op til 21/3.
• Digitaliseringsstyrelsen anbefaler alligevel, at advokaterne kontrollere deres fuldmagter af nedenstående årsager:
  - Digitaliseringsstyrelsen er nødt til at tage forbehold for kvaliteten af de data, der modtages fra den eksisterende løsning. Det kan derfor ikke garanteres, at alle fuldmagter kommer med over.
  - Fuldmagter til individuelle mapper understøttes ikke. Så der vil være et antal fuldmagter, som ikke blive flyttet med over til den nye løsning. Det burde dog ikke påvirke kuratorfuldmagter; men muligvis andre fuldmagter, man kan have som advokat.
• Det er vigtigt at understrege, at der skal uddelegeres læseadgang til de medarbejdere, som skal kunne bruge adgangen.

3. Er der nogle ændringer/tab af de rettigheder, der er opsat på de enkelte konkursers digitale postkasser i advokatvirksomhedens egen digital postkasse ved overgangen den 21/3?

• Som nævnt ovenfor under spørgsmål 2 vil der være visse fuldmagtstyper, der ikke kan understøttes.
• Desuden er det i begyndelsen kun muligt at give fuldmagter, der giver læserettigheder. Det vil derfor ikke være muligt at flytte og skrive post på vegne af dem, man har fuldmagt fra.
• Jf. ovenfor vil adgangene ikke kunne bruges, før de er tildelt til en eller flere medarbejdere. Adgangene virker ikke, før de er tildelt en eller flere konkrete medarbejdere.

4. Kan man tildele adgang til de forskellige virksomheder (læs f.eks. konkurser) ved egne medarbejdere i advokatvirksomhedens digitale postkasse?

• I fremtiden vil en fuldmagt blive givet til virksomheden (CVR), hvorefter brugerrettighedsadministratoren skal fordele til de enkelte medarbejdere, før den er aktiv.
• Der vil senere blive mulighed for at oprette grupper, så en adgang kan gives til en gruppe af medarbejdere (fx ”HR” eller ”Kurator-afdelingen”).

5. Er der en periode ved overgangen til ny Digital Post, hvor man ikke kan blive tildelt adgang til andres digitale postkasser?

• Det vil køre, som det plejer op til omstillingsperioden. I selve omstillingsperioden sker der ingen tildeling.
• Fra den 21/3 kan man fortsætte med at søge kurator- og bobestyrer adgange hos Digitaliseringsstyrelsen. Detaljerne for, hvordan man ansøger herom, er ved at falde helt på plads, men vil være at finde på Virk.dk.

6. Hvordan får man som bobestyrer, kurator m.fl. adgang til andres digitale post efter den 21/3. Kontakter man Digitaliseringsstyrelsen, og hvad kræves af dokumentation?

• Der skal fortsæt være en kuratorattest eller skifteretsattest. Endelig kontakt er under afklaring (jf. spørgsmål. 5), men Digitaliseringsstyrelsen er fortsat ansvarlig.
• Hvis du skal søge om at blive bobestyrer, kurator eller likvidator, skal du anvende nedenstående links, der desværre ikke findes i navigationen på Rettighedsportalen, men under ”Hjælp til Virk” under Digital Post. Nedenstående links kræver desuden login på Rettighedsportalen:
  • Anmod om adgang som bobestyrer/privat boudlæg
  • Anmod om adgang som kurator
  • Anmod om adgang som likvidator

7. Når en virksomhed lukkes, spærres login med virksomhedens eget NemID. Hvad forventes der at være af ekspeditionstid på ansøgning som kurator med adgang til en anden virksomheds digitale post? (i den mellemliggende tid er der jo ingen adgang).

• Det vil være samme behandlingstid som i dag. Men det må forventes, at der i opstarten kan være en anelse længere behandlingstid.

8. En postkasse for en konkurs modtager fortsat digital post, som tilgås af fx kuratoren. Er det kurators virksomhed, der kan se den digitale post?

Rettighedsadministrator hos modtager skal udpege de specifikke medarbejdere, der skal have adgang. Der er ingen grænse for, hvor mange medarbejdere man kan give adgang. Grupper vil på sigt gøre denne opgave nemmere.

9. Hvis man benytter e-Boks, kan man så fortsat se andre firmaers post som i dag hos dem?

De adgange til kurator/likvidator/bobestyrer, der er oprettet i e-Boks indtil 21/3, vil fortsat kunne anvendes efter overgangen til den nye digital post-løsning. Dvs. alle de særlige adgange, advokater har i dag i e-Boks, vil fungere bagudrettet.

Fra den 21/3 vil alle nye adgange til kuratorer/bobestyrer/likvidatorer oprettes i den nye digitale post-løsning og dermed give adgang til den ophørte virksomhed eller afdøde borgers post. Der er dog to forhold, man skal være særligt opmærksom på:

• Det er post fra offentlige afsendere, der fremadrettet gives adgang til
• e-Boks kan vælge at give adgang til post fra private afsendere på baggrund af den oprettede adgang til den offentlige post. Det er dog ikke noget, Digitaliseringsstyrelsen kan afgøre. Derfor skal spørgsmål herom rettes til e-Boks. 

Der har desuden været spurgt til ind til virksomheder, som er i frivillig solvent likvidation. Disse virksomheder er IKKE ophørt, selvom Nets deaktiverer deres NemID. For disse virksomheder gælder, ligesom i dag, at de med fordel kan oprette adgang til tredjeparter, inden deres NemID spærres af Nets. Alternativt kan der anmodes om adgang til disse postkasser.

10. Hvordan får man adgang til andres post efter den 21/3?

• Hvem kan tilgå den?
• Skal man tildele medarbejdere adgang i rettighedsstyring?

Hvis du skal søge om at blive bobestyrer, kurator eller likvidator skal du anvende nedenstående links, der desværre ikke findes i navigationen på Rettighedsportalen, men under ”Hjælp til Virk” under Digital Post. Nedenstående links kræver desuden login på Rettighedsportalen:

• Anmod om adgang som bobestyrer/privat boudlæg
• Anmod om adgang som kurator
• Anmod om adgang som likvidator

Efter at anmodningen er godkendt, vil rettighedsadministratoren skulle tildele adgangen til en specifik medarbejder. Digitaliseringsstyrelsen arbejder på at gøre det muligt også at kunne tildele adgange til en gruppe, fx en række medarbejdere, der så kan anvende adgangen. 

11. Der er problemer med fuldmagter lige nu, men det forventes klaret til 21/3

Der er en fejl lige nu, som kan forhindre advokater med fuldmagter, fx adgang som kurator/likvidator/bobestyrer i at se og administrere disses adgang. Der arbejdes på fejlen, og den forventes rettet til d. 21/3.

12. Hvis f.eks. et forsikringsselskab vil benytte Mit.dk, skal jeg som kunde hos dem så også benytte Mit.dk for at få post fra dem? 

Mit.dk og e-Boks viser hver især kun post fra de virksomheder, som vælger at sende gennem deres platform. For at bruge dit eksempel vil det betyde, at du ikke længere vil kunne læse posten fra dit forsikringsselskab i e-boks, hvis de vælger at indgå en aftale med Mit.dk om at benytte den platform.

13. Kan man som borger/virksomhed selv vælge, hvilken platform man vil benytte? Kan man benytte flere platforme, eller skal man fremover benytte den platform, som afsender vælger for at man kan få sin digitale post fra de private virksomheder?

Ja. Uanset om du er privat person eller en virksomhed, skal du fremover benytte den platform, som afsender vælger at indgå en aftale med. Man kan sagtens både benytte e-Boks og Mit.dk. Det er værd at bemærke, at det ikke er obligatorisk at modtage post fra virksomheder digitalt. Men du kan som bruger vælge at give samtykke til det, enten direkte eller indirekte, fx gennem en kundeaftale med din bank eller ansættelsesaftale med din arbejdsgiver.

14. Afhentningssystem virker ikke. Brugeren modtager intet.

Digitaliseringsstyrelsen oplever ikke et generelt problem med afhentningssystemer. Myndighederne modtager Digital Post fra løsningen. Vi anbefaler, at I kontakter jeres leverandør.

15. Man kan ikke selv manuelt videresende post fra e-boks eller virk. Så vi modtager reelt ikke post fra det offentlige. Eller jo, det gør vi, men vi kan ikke få det videre fra e-boks. eller virk. 

Omstillingsperioden har betydet, at det ikke har været muligt at sende eller videresende Digital Post igennem løsningen. Det har medført en ophobning af Digital Post, der skulle gennem løsningen, da omstillingsperioden ophørte 21/3. Således har usikre videresendelser fra e-Boks eller Virk til e-mail ligget i bunden af den lange postkø. Derfor har videresendelser taget længere tid end normalt. Det forventes, at tempoet bliver forbedret de næste par dage. 

16. Brugere med adgang til dødsboer får en masse notifikationer, som de ikke skal bruge til noget. De får notifikationer på alt ny post fra det offentlige – ikke på deres dødsboer.

I den tidligere Digital Post-løsning hos e-Boks har det været muligt for virksomheder at give medarbejdere adgang til udvalgte mapper. Til disse mapper kunne tilknyttes en eller flere e-mail dresser, som skulle adviseres, når der kom ny post til denne mappe. I den nye Digital Post-løsning er det ikke muligt at give adgang til udvalgte mapper. Brugerne har enten adgang til al Digital Post i alle mapper eller ingen adgang. Derfor adviseres alle brugere, som har registreret en e-mailadresse til advisering nu om al ny post i alle mapper og ikke kun, når der er ny post i udvalgte mapper.

17. Vi har ikke mulighed for at fjerne, at disse brugere ikke skal have notifikationer. Slet-knappen er der, men der kommer bare en fejl.

Ønsker disse brugere ikke længere at modtage adviseringer fra postkassen, skal de afmelde sig advisering. Det sker ved at redigere indstillinger for "Besked om ny Post" på Virk.dk/digitalpost eller e-Boks.dk eller Mit.dk. Hvis der er opsat adviseringer til flere end fem personer, er det ikke muligt at slette dem alle. I dette tilfælde skal I skrive en mail til digitalpost@digst.dk, hvor I giver samtykke til, at ALLE personer, der er opsat til at modtage adviseringer, bliver slettet. I kan derefter opsætte det på ny.

18. Brugere med adgang til dødsboer har adgang til hele firmaets post i e-Boks.

Hvis I ikke ønsker, at medarbejderne har adgang til virksomhedens egen Digital Post, skal I fratage dem basisadgang, skriveadgang eller avanceret adgang i Rettighedsportalen for Digital Post. Medarbejderne vil derefter ikke have adgang til virksomhedens postkasse.